Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes ist:

K Multi Family Office GmbH
Waaggasse 5
CH-8001 Zürich
Schweiz

E-Mail: info@k-familyoffice.ch
Telefon: +41 44 330 13 04

2. Gegenstand der Datenschutzerklärung

Der Schutz der Privatsphäre und die vertrauliche Behandlung personenbezogener Informationen haben für K Multi Family Office einen hohen Stellenwert.

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche Personendaten K Multi Family Office im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit und beim Betrieb ihrer Website bearbeitet, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte betroffene Personen haben.

Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen.

3. Kategorien von Personendaten

Abhängig von der jeweiligen Beziehung und Dienstleistung kann K Multi Family Office insbesondere folgende Personendaten bearbeiten:

• Personalien und Kontaktdaten, insbesondere Name, Adresse, Wohnsitz, Geburtsdatum, Telefonnummer und E-Mail-Adresse;
• Identifikations- und Legitimationsdaten;
• Familien- und Beziehungsinformationen;
• Informationen über Unternehmen, Beteiligungen und Organfunktionen;
• Finanz- und Vermögensinformationen;
• Bank- und Zahlungsinformationen;
• Informationen über Immobilien und andere Vermögensgegenstände;
• steuerliche Informationen;
• Informationen im Zusammenhang mit Nachlass- und Nachfolgeplanungen;
• Vertrags-, Mandats- und Korrespondenzdaten;
• Informationen über wirtschaftliche Berechtigungen und Herkunft von Vermögenswerten, soweit erforderlich;
• Informationen, die im Rahmen von Compliance- und Sorgfaltsprüfungen erforderlich sind;
• Informationen über Schmuck, Kunstgegenstände, Fahrzeuge, Yachten, Privatflugzeuge und sonstige Vermögenswerte;
• technische Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website und elektronischen Kommunikation; sowie
• weitere Informationen, die uns im Rahmen einer Anfrage oder eines Mandats zur Verfügung gestellt werden.

Je nach Mandat können darunter auch besonders schützenswerte Personendaten fallen. Solche Daten werden nur bearbeitet, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich und rechtlich zulässig ist.

4. Herkunft der Personendaten

Wir erhalten Personendaten insbesondere:

• direkt von Kunden und Interessenten;
• von Familienmitgliedern oder Bevollmächtigten;
• von Unternehmen und Gesellschaften, mit denen eine betroffene Person verbunden ist;
• von Banken und Vermögensverwaltern;
• von Rechtsanwälten, Steuerberatern, Treuhändern, Notaren und anderen Beratern;
• von Geschäftspartnern und Dienstleistern;
• aus öffentlichen Registern und öffentlich zugänglichen Quellen; sowie
• im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website und elektronischen Kommunikationsmitteln.

Soweit Personendaten nicht direkt bei der betroffenen Person erhoben werden, erfolgt die Bearbeitung unter Beachtung der jeweils anwendbaren Informationspflichten.

5. Zwecke der Datenbearbeitung

K Multi Family Office bearbeitet Personendaten insbesondere für folgende Zwecke:

• Anbahnung, Abschluss und Durchführung von Mandaten und Vertragsverhältnissen;
• Erbringung von Family-Office-Dienstleistungen;
• Kommunikation mit Kunden, Interessenten, Beratern und Geschäftspartnern;
• Finanz-, Vermögens-, Nachlass- und Nachfolgeplanung;
• administrative und organisatorische Betreuung;
• Koordination von Banken, Vermögensverwaltern und anderen Dienstleistern;
• Koordination rechtlicher und steuerlicher Angelegenheiten;
• Immobilien- und Transaktionsdienstleistungen;
• Dienstleistungen im Zusammenhang mit Kunst, Schmuck, Fahrzeugen, Yachten und Privatflugzeugen;
• Durchführung von Identitäts-, Compliance- und Sorgfaltsprüfungen;
• Erfüllung gesetzlicher, regulatorischer und behördlicher Verpflichtungen;
• Rechnungsstellung, Buchhaltung und Zahlungsabwicklung;
• Sicherstellung und Verbesserung unserer Dienstleistungen;
• Schutz unserer Rechte, Interessen und Systeme;
• IT-Sicherheit und Betrieb unserer Website; sowie
• Bearbeitung von Anfragen und Kontaktaufnahmen.

6. Datenbearbeitung im Rahmen von Family-Office-Mandaten

Aufgrund der Natur unserer Dienstleistungen können uns Kunden umfangreiche Informationen über ihre persönlichen, familiären, finanziellen und unternehmerischen Verhältnisse zur Verfügung stellen.

Wir bearbeiten solche Informationen grundsätzlich nur in dem Umfang, der zur Durchführung des jeweiligen Mandats, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Wahrung anderer rechtlich zulässiger Zwecke erforderlich ist.

K Multi Family Office behandelt diese Informationen mit besonderer Vertraulichkeit und trifft angemessene organisatorische und technische Massnahmen zu deren Schutz.

7. Getrennte Vermögensverwaltung

Eine rechtlich getrennte Vermögensverwaltung ist hinsichtlich ihrer eigenen Datenbearbeitungen grundsätzlich selbst verantwortlich.

Die Beauftragung von K Multi Family Office führt nicht automatisch dazu, dass sämtliche Kundendaten an eine Vermögensverwaltung übermittelt werden.

Soweit im Rahmen eines Kundenmandats Personendaten zwischen K Multi Family Office und einer getrennten Vermögensverwaltung ausgetauscht werden, erfolgt dies nur, soweit hierfür eine entsprechende Grundlage besteht und die Übermittlung für den jeweiligen Zweck erforderlich oder vom Kunden veranlasst beziehungsweise genehmigt ist.

Für die eigenständige Bearbeitung von Personendaten durch eine Vermögensverwaltung gilt deren jeweilige Datenschutzerklärung.

8. Weitergabe von Personendaten

K Multi Family Office kann Personendaten an Dritte weitergeben, soweit dies zur Erfüllung eines Mandats, zur Durchführung einer Transaktion, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder aus anderen rechtlich zulässigen Gründen erforderlich ist.

Zu den möglichen Empfängern gehören insbesondere:

• Banken und Finanzinstitute;
• Vermögensverwalter;
• Rechtsanwälte;
• Steuerberater und Treuhänder;
• Notare;
• Versicherungen;
• Immobilienmakler und Immobilienunternehmen;
• Architekten und weitere Immobilienfachpersonen;
• Kunstexperten, Händler und Auktionshäuser;
• Anbieter im Bereich Fahrzeuge, Yachten und Luftfahrt;
• IT-, Hosting-, Kommunikations- und Cloud-Dienstleister;
• Buchhaltungs- und Administrationsdienstleister;
• Behörden, Gerichte und andere öffentliche Stellen, soweit eine entsprechende Verpflichtung besteht; sowie
• weitere Dienstleister, deren Einbezug für das jeweilige Mandat erforderlich ist.

Empfänger erhalten grundsätzlich nur diejenigen Personendaten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

9. Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit und der Nutzung von IT-, Cloud-, Kommunikations- oder anderen Dienstleistern können Personendaten auch ausserhalb der Schweiz bearbeitet oder gespeichert werden.

Eine Bekanntgabe in Staaten ohne angemessenes Datenschutzniveau erfolgt nur unter Beachtung der anwendbaren gesetzlichen Voraussetzungen.

Soweit erforderlich, werden geeignete Garantien eingesetzt, insbesondere anerkannte Standarddatenschutzklauseln, oder es wird auf eine gesetzlich vorgesehene Ausnahme abgestellt.

Informationen über konkrete Empfängerstaaten und eingesetzte Garantien können bei uns angefragt werden.

10. Website und Serverdaten

Beim Besuch unserer Website können automatisch technische Informationen bearbeitet werden.

Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse;
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
• aufgerufene Seiten und Dateien;
• Browsertyp und Browserversion;
• Betriebssystem;
• Referrer-URL;
• Geräteinformationen; sowie
• weitere technische Verbindungsdaten.

Diese Informationen können insbesondere für den sicheren und zuverlässigen Betrieb der Website, zur Fehleranalyse und zur Abwehr missbräuchlicher Zugriffe verwendet werden.

11. Kontaktformular und Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail, telefonisch oder auf anderem Weg kontaktieren, bearbeiten wir die von Ihnen übermittelten Informationen zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und einer möglichen anschliessenden Geschäftsbeziehung.

Hierzu können insbesondere Name, Unternehmen, Adresse, Wohnort, Land, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie der Inhalt Ihrer Nachricht gehören.

Bitte übermitteln Sie über ein gewöhnliches Kontaktformular oder unverschlüsselte E-Mail keine besonders vertraulichen Informationen, sofern dies nicht erforderlich ist.

12. Cookies und vergleichbare Technologien

Unsere Website kann Cookies und vergleichbare Technologien einsetzen.

Cookies sind kleine Dateien, die auf einem Endgerät gespeichert werden und insbesondere dazu dienen können, technische Funktionen bereitzustellen, Einstellungen zu speichern oder die Nutzung der Website zu analysieren.

Soweit für bestimmte Cookies oder Technologien eine Einwilligung erforderlich ist, werden diese grundsätzlich erst nach entsprechender Zustimmung eingesetzt.

Nutzer können Cookies über ihre Browser- oder gegebenenfalls Cookie-Einstellungen verwalten oder löschen. Die Deaktivierung bestimmter Cookies kann die Funktionalität der Website beeinträchtigen.

13. Dienste Dritter

Unsere Website kann Dienste und Inhalte externer Anbieter einbinden, beispielsweise Karten, Schriftarten, Videos, Analyse-, Sicherheits- oder andere technische Dienste.

Beim Aufruf entsprechender Inhalte können technische Daten, insbesondere die IP-Adresse, an den jeweiligen Anbieter übermittelt werden.

Welche Dienste tatsächlich eingesetzt werden und welche Datenbearbeitungen damit verbunden sind, richtet sich nach der jeweils aktuellen technischen Ausgestaltung unserer Website.

Soweit gesetzlich erforderlich, holen wir vor Aktivierung entsprechender Dienste eine Einwilligung ein.

14. Google Maps und externe Karten

Soweit auf unserer Website Google Maps oder ein vergleichbarer Kartendienst eingebunden oder verlinkt wird, können bei dessen Nutzung Daten an den jeweiligen Anbieter übertragen werden.

Bei einer blossen Verlinkung erfolgt eine Datenübermittlung grundsätzlich erst, wenn der entsprechende externe Link aufgerufen wird.

Bei einer direkten Einbindung können bereits beim Laden der Karte technische Informationen an den jeweiligen Anbieter übertragen werden.

15. Aufbewahrungsdauer

Wir speichern Personendaten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Bearbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche beziehungsweise vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Geschäfts- und Vertragsunterlagen können insbesondere entsprechend den anwendbaren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert werden.

Nach Wegfall des Bearbeitungszwecks und Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden Personendaten grundsätzlich gelöscht oder anonymisiert, soweit keine andere rechtliche Grundlage für die weitere Aufbewahrung besteht.

16. Datensicherheit

K Multi Family Office trifft angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen zum Schutz von Personendaten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, unzulässiger Veränderung und unbefugter Offenlegung.

Die Sicherheitsmassnahmen werden unter Berücksichtigung der Art der bearbeiteten Informationen und der bestehenden Risiken festgelegt und soweit erforderlich angepasst.

Eine absolute Sicherheit der elektronischen Datenübertragung und -speicherung kann jedoch nicht garantiert werden.

17. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere das Recht haben:

• Auskunft über die Bearbeitung ihrer Personendaten zu verlangen;
• unrichtige Personendaten berichtigen zu lassen;
• die Löschung von Personendaten zu verlangen, soweit keine rechtliche Verpflichtung oder andere zulässige Grundlage für deren weitere Bearbeitung besteht;
• die Herausgabe oder Übertragung bestimmter Personendaten zu verlangen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind; und
• bestimmten Datenbearbeitungen zu widersprechen.

Zur Ausübung entsprechender Rechte kann sich die betroffene Person an die unter Ziffer 1 genannte Kontaktadresse wenden.

Zur Verhinderung einer unberechtigten Herausgabe von Informationen können wir einen angemessenen Identitätsnachweis verlangen.

Gesetzliche Einschränkungen und Ausnahmen bleiben vorbehalten.

18. Daten von Drittpersonen

Wer K Multi Family Office Personendaten anderer Personen übermittelt, insbesondere von Familienmitgliedern, Mitarbeitern, wirtschaftlich Berechtigten, Geschäftspartnern oder anderen Drittpersonen, stellt sicher, dass eine solche Übermittlung rechtlich zulässig ist.

Soweit erforderlich, ist die betreffende Person über die Bearbeitung ihrer Personendaten durch K Multi Family Office zu informieren.

19. Automatisierte Einzelentscheidungen

K Multi Family Office trifft grundsätzlich keine ausschliesslich auf automatisierter Bearbeitung beruhenden Entscheidungen, die für betroffene Personen erhebliche rechtliche oder vergleichbare Auswirkungen haben.

Sollten solche Verfahren künftig eingesetzt werden, werden betroffene Personen nach Massgabe der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen darüber informiert.

20. Anwendbares Datenschutzrecht

Die Bearbeitung von Personendaten durch K Multi Family Office unterliegt insbesondere dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und den dazugehörigen Ausführungsbestimmungen.

Soweit aufgrund des konkreten Sachverhalts zusätzlich ausländische Datenschutzvorschriften, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO), anwendbar sind, werden diese im jeweils erforderlichen Umfang berücksichtigt.

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

K Multi Family Office kann diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen, insbesondere aufgrund gesetzlicher, regulatorischer, organisatorischer oder technischer Änderungen.

Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung.

GEMEINSAME SCHLUSSBESTIMMUNGEN

1. Teilunwirksamkeit

Sollte eine Bestimmung dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder nicht durchsetzbar sein oder werden, bleiben die übrigen Bestimmungen grundsätzlich unberührt.

2. Kontakt

Bei Fragen zu diesen AGB, zum Datenschutz oder zu unseren Dienstleistungen wenden Sie sich bitte an:

K Multi Family Office GmbH
Waaggasse 5
CH-8001 Zürich
Schweiz

UID: CHE-243.321.181

Telefon: +41 44 330 13 04
E-Mail: info@k-familyoffice.ch

Stand: August 2026